Archive for January, 2011

SISTEM INFORMASI

Friday, January 7th, 2011

UAT SIM ASMIRA AMRI

SISTEM INFORMASI

Friday, January 7th, 2011

SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN
Saat ini, telah dikenal secara luas bahwa pengetahuan tentang sistem informasi merupakan hal yang esensial bagi para manajer sebab kebanyakan organisasi membutuhkan sistem informasi untuk bertahan dan maju. Sistem informasi dapat membantu perusahaan untuk memperluas jangkauan bisnisnya, menawarkan produk dan layanan baru, mengatur ulang pekerjaan dan alur kerja, dan mungkin merubah secara mendasar bagaimana melakukan bisnis.
Secara teknis Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling terkait yang bertujuan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian. Sistem Informasi juga dapat membantu manajer dan pekerja untuk menganalisis masalah, menggambarkan subyek yang kompleks dan menciptakan produk baru.
Sistem Informasi mengandung informasi mengenai orang, tempat, serta hal-hal yang dianggap penting baik di dalam organisasi maupun di dalam lingkungan yang melingkupi organisasi tersebut. Sietem Informasi terdiri atas data, informasi serta aktifitas dalam system informasi. Data adalah serangkaian fakta mentah yang menyatakan kejadian yang terjadi dalam organisasi atau pada lingkungan fisik, sebelum diatur dan disusun kedalam bentuk yang dapat dimengerti dan dapat digunakan oleh manusia. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki makna dan dapat digunakan oleh manusia. Tiga aktivitas dalam Sistem Informasi adalah Input, Proses, dan Output. Input menangkap atau mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan. Proses mengkonversi input mentah kedalam bentuk yang dapat diengerti. Output menyampaikan informasi yang telah diproses kepada orang atau kegiatan yang akan menggunakan. Selain itu, sistem Informasi juga memerlukan feedback, yaitu output yang diberikan oleh anggota tertentu dalam organisasi untuk menolong mereka melakukan evaluasi atau memperbaiki tahapan input.
Sistem Informasi dapat bersifat formal atau informal. Sistem Formal bertumpu pada aturan yang tetap dan disepakati bersama mengenai data serta prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, menyebarkan dan menggunakan data tersebut, contohnya Sistem Informasi Bisnis. Sistem Informal bertumpu pada kesepakatan secara tersirat (implisit) serta kebiasaan yang tidak diatur secara jelas. Tidak ada kesepakatan informasi apa yang terlibat, bagaimana menyimpan dan menyebarkan informasi tersebut, contohnya jaringan gosip di kantor. Sistem Informasi yang bersifat formal dapat dijalankan secara manual menggunakan kertas dan pensil.atau dengan
bantuan computer menggunakan hardware dan software.

1. SISTEM INFORMASI DAN STRATEGI BISNIS

Dari sisi pandang bisnis, sistem informasi adalah instrumen penting untuk menciptakan nilai bagi perusahaan. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan pendapatannya atau menurunkan biaya dengan cara memberikan informasi yang akan membantu manajer untuk membuat keputusan yang lebih baik dalam meningkatkan pelaksanaan proses bisnis.
Beberapa sistem informasi tertentu menjadi sangat kritis dalam menentukan masa depan perusahaan pada jangka panjang. Sistem tersebut merupakan alat yang sangat handal bagi perusahaan agar dapat tetap terdepan dalam kompetisi bisnis, sistem ini kerap disebut sebagai strategic information systems. Strategic information systems adalah sistem komputer pada berbagai tingkatan organisasi yang mengubah tujuan, operasional, produk, layanan atau lingkungan relasionship untuk membantu perusahaan memperoleh keunggulan kompetitif.
Pertanyaan yang muncul pada tingkatan strategis bisnis adalah : “Bagaimana perusahaan dapat bersaing secara efektif dalam kondisi pasar saat ini?”. Ada tiga strategi umum yang dapat dilakukan untuk menjawab pertanyaan tersebut, yaitu:
1. Menghasilkan barang dengan harga murah.
2. Diferensiasi barang dan jasa.
3. Mengubah cakupan kompetisi baik dengan memperbesar pasar memasuki pasar global atau dengan mempekecil pasar dengan fokus pada segmen pasar kecil (niche market) yang tidak terlayani dengan baik oleh para pesaing.
Perusahaan digital menawarkan kemampuan baru untuk mendukung strategi bisnis pada tingkatan strategis dengan :
a. Mengelola rantai suplai (supply chain)
b. Membangun sistem yang dapat merasakan dan merespon (sense and respond) pelanggan dengan efisien
c. Menggunakan web untuk mengirimkan produk dan layanan baru ke pasar.

E-commerce, e-business dan meningkatnya kompetisi global memaksa perusahaan untuk mempercepat masuk ke pasar, meningkatkan layanan pelanggan, serta melakukan bisnis dengan lebih efisien. Aliran informasi dan pekerjaan perlu diserasikan agar perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Perubahan ini memerlukan sistem baru yang handal yang dapat memadukan informasi dari berbagai area fungsional serta unit organisasi yang berbeda, serta dapat melakukan koordinasi kegiatan perusahaan dengan pemasok dan rekanan bisnis lainnya.
Lingkungan bisnis baru bagi perusahaan digital menuntut perusahaan berfikir lebih strategis tentang proses bisnis mereka. Proses bisnis merujuk kepada bagaimana pekerjaan diorganisasikan, dikoordinasikan, dan difokuskan untuk menghasilkan barang atau jasa yang bernilai. Proses bisnis merupakan aliran nyata dari material, informasi dan pengetahuan dalam sekumpulan aktivitas. Proses bisnis dari sebuah perusahaan dapat menjadi sumber kekuatan kompetitif jika perusahaan tersebut dapat melakukan inovasi yang lebih baik dari perusahaan pesaingnya.
Aplikasi enterprise adalah sistem yang dapat mengkoordinasikan kegiatan, keputusan dan pengetahuan dari berbagai fungsi, tingkatan dan unit bisnis di dalam perusahaan. Aplikasi enterprise terdiri atas enterprise systems, supply chain management systems, customer relationship management systems, dan knowledge management systems.
 enterprise systems (ES) : Sistem informasi terintegrasi yang melibatkan keseluruhan enterprise untuk mengkoordinasikan proses kunci internal perusahaan tersebut.
 supply chain management systems (SCM) : Sistem informasi yang melakukan otomatisasi aliran informasi antara perusahaan dengan pemasoknya. Sistem ini bertujuan untuk mengoptimalkan perencanaan, pengadaan, manufacturing, dan delivery barang dan jasa.
 customer relationship management systems (CRM) : Sistem informasi yang melacak seluruh interaksi perusahaan dengan pelanggannya, serta menganalisis interaksi ini untuk mengoptimalkan pendapatan, keuntungan, kepuasan pelanggan dan kesetiaan pelanggan.
 knowledge management systems (KM) : sistem yang mendukung penciptaan, penangkapan, penyimpanan dan penyebaran keahlian dan pengetahuan perusahaan.

Blog Sumber :
http://stefanuskaparang.wordpress.com/2010/11/17/informasi-dalam-manajemen-perusahaan
http://zaharaonly.blogspot.com/2010/10/strategi-integrasi-informasi.
http://www.makalahmanajemen.com/2010/05/makalah-sistem-informasi-e-business.html

2. PENYEBAB KEGAGALAN dalam PENGEMBANGAN MAUPUN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DISUATU ORGANISASI, dengan MERUJUK PADA PENDAPAT ROSEMARY CAFASARO.

Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (2005) menyatakan terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu perusahaan/organisasi dalam menerapkan SI. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang nyata.
Kurangnya dukungan dari manaejemen eksekutif dalam artian, pada tahap evaluasi dan pengambilan keputusan berdasarkan sistem informasi. Manajemen ekskutif dapat dikatakan kurang mempercayai informasi-informasi dan tidak mengawasi jalannya sistem tersebut. Sistem informasi yang dikembangkan adalah bertujuan untuk mempermudah penggunaan akhir (end user). Akan tetapi sistem informasi yang dikembangkan akan mengalami kegagalan bilamana pemakai akhir tidak memberikan balasan dari apa yang telah digunakan dan dilaksanakan. Karena hal ini dibutuhkan untuk mengevaluasi dari sistem informasi yang digunakan.
Antara tujuan perusahaan dengan pengembangan sistem informasi haruslah relevan. Maksudnya pengembangan sistem informasi adalah untuk pencapaian dari tujuan perusahaan. Bila tidak tepat dalam pengembangannya maka secara otomatis tujuan perusahaan pun tidak dapat tercapai. Sedangkan perencanaan yang matang dibutuhkan untuk optimalisasi dari pengembangan penerapan sistem informasi yang ada. Dan yang terakhir adalah bahwa perusahaan harus mempunyai harapan yang nyata, maksudnya harapan yang ingin dicapai harus benar-benar dapat diwujudkan, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

Blog Sumber:
http://awan01.blogspot.com/2010/12/sistem-informasi-manajemen
http://chanisia.wordpress.com/2010/01/01/sistem-informasi-pada-perusahaan/
http://wenythepooh.wordpress.com/2010/11/01/corporate-information management-cim/

3. BEDA PENGEMBANGAN SOFTWARE dengan PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Melek sistem informasi (information system literacy) berbeda dengan melek komputer (computer literacy). Information system literacy adalah pemahaman secara luas sistem informasi, yaitu pengetahuan perilaku tentang bagaimana organisasi dan individu menggunakan sistem informasi sebagaimana pengetahuan teknis tentang komputer. Computer literacy adalah pengetahuan tentang teknologi informasi, difokuskan pada pengetahuan bagaimana teknologi berbasis computer bekerja.
Teknologi sistem informasi adalah satu diantara sekian banyak alat yang tersedia bagi manajer untuk menghadapi perubahan dalam lingkungan bisnis. Teknologi system informasi tersusun atas :
 Computer Hardware – peralatan fisik yang digunakan untuk melakukan input, proses dan output.
 Computer Software – instruksi yang diprogram untuk mengontrol dan mengkoordinasikan kerja komponen hardware.
 Storage Technology – media fisik dan software untuk menyimpan dan mengelola data.
 Telecommunication Technology – peralatan fisik dan software yang menghubungkan berbagai hardware komputer dan melakukan transfer data dari satu lokasi fisik ke lokasi lain.

Perbedaan yang terlihat jelas antara pengembangan software dengan pengembangan system informasi adalah dalam pengembangan software lebih bersifat aplikasi untuk pengguna akhir dan sangat berkaitan dengan pengguna operasional dan pencapaian keunggulan kompetitif perusahaan. Berkaitan dengan keunggulan kompetitif perusahaan, meliputi keamanan, akses informasi, strategi bisnis dan sarana yang penting bagi semua fungsi bisnis, proses bisnis dalam suatu organisasi serta meningkatkan daya saing perusahaan. Dalam pengembangan sistem informasi, organisasi harus mampu melakukan perubahan yang mendasar baik terkait dengan perubahan, kebijakan, struktur organisasi, perubahan lingkungan, perubahan hubungan antara user dengan sistem informasi, proses dan peralatan. Selain itu, dalam pengembangan sistem informasi perlu diperhatikan tingkat resiko yang mungkin terjadi dalam pengembangan system informasi tersebut, bisa jadi akan memerlukan sumber daya lebih banyak dari yang direncanakan.
Pengembangan software adalah pengembangan perangkat lunak dalam proses yang terencana dan terstruktur. Istilah pengembangan perangkat lunak (software) ini sering digunakan untuk merujuk pada aktivitas pemrograman komputer, yang merupakan proses menulis dan memelihara source code. Pengembangan perangkat lunak mungkin mencakup penelitian, pengembangan baru, modifikasi, menggunakan kembali, re-engineering, pemeliharaan, atau kegiatan lain yang menghasilkan produk perangkat lunak. Secara umum, proses pengembangan software terdiri dari 3 fase, yaitu :
1) Fase Definisi
• Sistem Analis, menetapkan peranan dari setiap elemen dalam sistem berbasis komputer, terutama menga¬lokasikan peranan software
• Sistem Software Planning, setelah lingkungan software dialokasikan maka langkah dari sistem software plan¬ning ini adalah pengalokasian resource, estimasi biaya, penetapan tugas pekerjaan dan jadwal
• Requirement Analysis, penetapan lingkup untuk software memberikan petunjuk/arah. Namun, definisi yang lebih rinci dari in¬formasi dan fungsi software diperlukan sebelum pekerjaan dimulai
2) Fase Pengembangan (Development)
• Software design, menterjemahkan kebutuhan-kebutuhan software ke dalam sekumpulan representasi (grafik, ta¬bel, diagram, atau bahasa yang menjelaskan struktur data, arsitektur software dan prosedur algoritma)
• Coding, merupakan proses penterjemahan desain ke dalam artificial language yang menghasilkan perintah-perintah yang dapat dieksekusi oleh komputer
• Testing, sesudah software diimplementasikan dalam bentuk yang dapat dieksekusi oleh mesin, software perlu dites untuk menemukan kesalahan (merupakan fungsi logika dan implementasi)
3) Fase Pemeliharaan (Maintenance)
• Perubahan karena software error (Corective Maintenance)
• Perubahan karena software disesuaikan/diadaptasi dengan lingkungan external, misalnya munculnya CPU baru, sistem operasi baru (Adaptive Maintenance)
• Perubahan software yang disebabkan customer/user meminta fungsi tambahan, misalnya fungsi grafik, fungsi matematik, dll (Perfective Maintenance)
Pengembangan sistem informasi dapat didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul. Secara umum tahap-tahap pengembangan system meliputi:
1.Tahap Perencanaan
2.Tahap Analisis
3.Tahap Perancangan/Desain
4. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi
5. Tahap Implementasi
6. Tahap Pasca Implementasi

Metode-metode pengembangan perangkat lunak yang ada pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode fungsi/data (function data methods) dan metode berorientasi objek (object-oriented methods). Pada intinya, metode fungsi/data memberlakukan fungsi dan data secara terpisah. Motode berorientasi objek memberlakukan fungsi dan data secara ketat sebagai satu kesatuan.
1. Functional Decomposition Methodologies (Metodologi Pemecahan Fungsional)
• HIPO (Hierarchy Input Process Output),
• SR (Stepwise Refinement),
• ISR (Iterative Stepwise Refinement),
• Information Hiding
2) Data Oriented Methodologies (Metodologi Orientasi Data)
• Data Flow Oriented Methodologies : SADT, Composite Design, SSAD
• Data Structure Oriented Methodologies : JSD, W/O
Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan perbedaan antara pengembangan sistem informasi dengan pengembangan software adalah pengembangan sistem berkaitan dengan semua aspek dalam pembangunan sistem berbasis komputer termasuk hardware, software development dan proses. Sedangkan pengembangan software merupakan bagian dari pengembangan sistem yang meliputi pembangunan software, infrastruktur, kontrol, aplikasi dan database pada sistem.

Blog Sumber:
http://abdee-joy.blogspot.com/2010/12/pengembangan-sistem-informasi
http://nakolas.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31
http://angelia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/1

4. ALASAN ORGANISASI MELAKUKAN OUTSOURCING dalam PENGEMBANGAN MAUPUN PENERAPAN SYTEM INFORMASI ORGANISASI

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.
Sebagaian besar organisasi meyakini bahwa outsourcing merupkan langkah strategis yang memungkinkan perusahaan dapat berkonsentrasi dalam menjalankan bisnisnya. Setiap perusahaan akan senantiasa terus bersaing dan oleh sebab itu diperlukan sikap agar tetap fokus dalam kompetensi intinya. Hal ini tentu saja menyebabkan pihak perusahaan ingin menggunakan jasa pihak ketiga dalam mengembangkan Sistem Informasinya. Adapun alasan perusahaan menggunakan sistem outsourcing adalah:
1. Mengontrol dan mengurangi biaya operasional
Perusahaan dapat mencapai pengurangan biaya karyawan melaui transfer produksi terhadap karyawan yang di-outsource yang dibayarkan pada gaji kolektif berdasarkan kesepakatan antara pengguna (perusahaan) dan vendor. Hal ini tentu saja akan menjadi efisiensi biaya perusahaan atau biaya produksi berada pada posisi terkecil per unit produksi. Selain itu, pihak perusahaan akan dapat dengan mudah memprediksi biaya variabel sebab melalui outsourcing biaya variable tersebut dapat diubah menjadi biaya tetap.
2. Perusahaan dapat lebih fokus pada kompetensi intinya
Persaingan yang semakin ketat menuntut perusahaan juga lebih focus kepada core competency sehingga dapat mampu bersaing dengan pihak lain. Sementara itu, Sistem Informasinya dikelola oleh pihak yang telah berkompeten di bidangnya. Keunggulan daya saing perusahaan juga lebih terarah dengan adanya vendor tersebut.
3. Mendapatkan akses terhadap kemampuan secara global
Perusahaan akan dapat menentukan tingkat kualitas yang diinginkan bersama dengan pihak vendor dan juga terdapat akses kepada hak-hak intelektual, pengalaman serta pengetahuan yang luas sehingga meningkatkan kemampuannya secara global.
4. Sumberdaya internal dapat digunakan untuk kepentingan internal
Dari segi ini pihak perusahaan mempertimbangkan bahwa menggunakan outsourcing dapat lebih efesien dan fokus dimana masalah atau kepentingan internal akan dikerjakan oleh sumberdaya internalnya sedangkan kepentingan lainnya dikerjakan oleh pihak vendor. Selain itu melalui sistem ini, kerahasiaan perusahaan juga dapat terjaga sebab hanya diketahui oleh pihak internal perusahaan saja.
5. Tidak mempunyai sumberdaya ahli sehingga membutuhkan pihak luar
Keterbatasan sumberdaya ahli juga menjadi alasan perusahaan untuk menggunakan sistem outsourcing. Vendor yang menyediakan jasa outsourcing tentunya memiliki sumberdaya yang lebih berkompeten dibidangnya dalam menjalankan dan maintainance Sistem Informasi perusahaan
6. Mempercepat keuntungan dari proses reengineering yang dilakukan perusahaan
Adanya proses perubahan secara mendasar dari pihak perusahaan tentunya akan menyebabkan perubahan di berbagai hal. Pemulihan kondisi ini akan memerlukan waktu yang lama sehingga dengan melibatkan pihak ketiga yang jelas lebih menguasai maka akan cepat dalam mendapatkan keuntungannya.
7. Minimal resiko
Adanya jasa yang menyediakan pengembangan dan penerapan Sistem Informasi maka akan meminimalkan resiko kerugian sebab sumberdaya yang dipekerjakan cukup ahli dalam bidangnya sehingga dapat mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal.
8. Pemasukan cash bagi perusahaan
Efesiensi yang disediakan melalui sistem outsourcing akan dapat memberikan pemasukan yang positif bagi perusahaan sehingga dapat menghemat pendanaan operasionalnya.

KEUNTUNGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA OURSOURCING DIBANDING dengan INSOURCING

1. Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
2. Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan.
3. Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan system informasi tergantung jenis program yang dibeli.
4. Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
5. Perusahaan dapat terus fokus pada kegiatan utamanya (core competency).
6. Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik.
7. Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.
8. Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.

KELEMAHAN DARI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA OURSOURCING DIBANDING dengan INSOURCING
1. Umumnya biaya relatif mahal meskipun dapat dilakukan negosiasi dalam hal biaya.
2. Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
3. Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan system dalam perusahaan tersebut.
4. Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.
5. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
6. Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.
7. Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.
8. Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.
9. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya.
10. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
11. Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.
12. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.

Blog Sumber:
http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html
http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-8.html
5. PENGALIHAN/KONVERSI DARI SUATU SISTEM LAMA KE SISTEM YANG BARU
Perubahan SI lama ke SI baru dapat mengakibatkan kesalahan yang berakibat fatal bagi organisasi dapat terjadi karena pemahaman organisasi akan SI yang digunakan tidak memadai dan bentuk organisasi yang tidak tepat bagi SI. Hal lainnya adalah koreksi, pengujian serta evaluasi dari SI yang dilakukan.
Suatu kesalahan/kegagalan dapat saja terjadi dan berakibat fatal pada organisasi ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Faktor manusia, proses dan teknologi adalah beberapa penyebabnya. Namun demikian, kebanyakan kegagalan justru terjadi bukan karena teknologinya, tetapi lebih kepada masalah selain teknologi. Beberapa penyebab suatu sistem baru gagal untuk diimplementasikan adalah:
1. Minimnya integrasi program manajemen perubahan. Implementasi sistem teknologi informasi (TI) tentunya membutuhkan perubahan radikal, mulai dari pola pikir, cara kerja, sampai pada pelaksanaan rutinitas sehari-hari. Misalnya untuk membuat user kompatibel terhadap sistem kerja baru membutuhkan usaha yang lebih dari sekedar instalasi dan training teknis.
2. Kegagalan menjabarkan business value. Kebanyakan implementator melakukan kesalahan yang paling mendasar, yaitu dalam mengimpementasikan sistem baru hanya melihat dari sisi teknologi saja. Kebanyakan dari mereka hanya menghabiskan waktu untuk membuat analisa, desain dan arsitektur tetapi lupa bahwa sistem baru dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah bisnis mereka. Jadi, sebaiknya perusahaan memulai dengan melihat masalah bisnisnya terlebih dulu.
3. Meremehkan akibat yang ditimbulkan karena perubahan organisasi. Resisten terhadap perubahan merupakan faktor utama yang menggagalkan sebuah proyek, resistensi seringkali terjadi karena takut berubah dan menyesuaikan dengan sistem yang baru. Untuk mengatasinya perlu dibuat suatu rencana Manajemen Perubahan Organisasi (OCM).
4. Kekurangan tenaga ahli. Dalam implementasi suatu sistem/teknologi baru dibutuhkan tenaga-tenaga yang ahli dibidangnya. Perusahaan biasanya tidak mempersiapkan tenaga tersebut dalam implementasi sistem barunya.
5. Membiarkan vendor mengatur arsitektur bisnis perusahaan. Impementasi sistem baru sebaiknya tidak diserahkan sepenuhnya ke vendor, karena biar bagaimanapun perusahaan adalah yang paling memahami proses bisnis yang dijalaninya, sehingga akan sangat mungkin terjadi kekacauan apabila vendor yang memegang kendali terhadap perencanaan dan pengembangan aplikasi bisnis perusahaan. Partisipasi langsung end user dalam perencanaan dan pengembangan aplikasi bisnis perusahaan sangatlah penting untuk memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kebutuhan mereka.
6. Kemampuan manajemen proyek yang lemah/buruk. Perusahaan tidak memperhatikan manajemen proyek sebagai sesuatu yang penting sehingga proses-proses implementasi sistem tidak mengacu standar manajemen proyek yang diawali dengan perencanaan. Di samping itu, kurangnya sumberdaya yang berdedikasi dan berkonsentrasi penuh sehingga kelanjutan implementasi sistem baru dapat tersendat.
7. Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
8. Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface, mengubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan mengubah data biasanya diremehkan.
9. Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adanya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan TI serta dapat membantu penyelesaian konflik-konflik.
10. Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target, terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, customisasi laporan dan biaya konsultan.
11. Evaluasi sistem informasi yang tidak mencukupi. Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana sistem/teknologi informasi bekerja sampai mereka sepakat untuk menerapkannya.
Konversi suatu sistem lama ke sistem baru memerlukan suatu proses secara bertahap. Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru kedalam organisasi. Empat bentuk utama dari konversi sistem adalah sebagai berikut:
a. Konversi parallel : merupakan konversi dari sistem informasi lama ke sistem informasi baru, dimana baik sistem yang lama maupun yang baru dioperasikan secara bersama-sama hingga tim pengembangan proyek dan manajemen pemakai akhir setuju bahwa sistem informasi tersebut berjalan dengan baik. Keuntungan yang dapat diperoleh dengan penggunaan kedua metode sistem ini adalah resiko kegagalan sistem informasi menjadi kecil, sedangkan kelemahannya adalah penggunaan biaya yang cukup besar akibat pengoperasian kedua sistem tersebut . Jika diasumsikan sebuah perusahaan manufaktur menggunakan metode paralel dalam mengkonversi sistem informasi yang dimilikinya, apabila sistem informasi yang baru telah terinstal, namun terjadi kegagalan sistem karena sesuatu hal, maka perusahaan tersbut akan mengalami kendala dalam memproduksi produk sesuai dengan skedul yang telah ditentukan dan tentunya mengalami kerugian.
b. Konversi percontohan: merupakan metode yang digunakan apabila sistem yang baru hendak diinstal pada banyak lokasi. Instalasi sistem baru dilakukan dilokasi tertentu sehingga dapat dievaluasi dan dilakukan perubahan atas kelemahan-kelemahan tersebut. Sistem informasi yang telah dievaluasi sehingga dapat beroperasi dengan baik kemudian menjadi contoh bagi lokasi lainnya. Keberhasilan dari lokasi ini akan menjadi pedoman untuk instalasi sistem informasi yang baru bagi lokasi lainnya. Apabila perusahaan seandainya mengkonversi SI yang baru pada lokasi-lokasi yang berbeda, apabila terjadi kesalahan maupun kegagalan sistem yang dapat mengganggu aktivitas operasional perusahaan, maka aktivitas bisnis dari keseluruhan lokasi yang tidak dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Hal ini jelas akan mengganggu aktivitas operasional perusahaan secara menyeluruh dan dapat menciptakan kerugian yang sangat besar, baik kerugian tangible maupun intangible.
c. Konversi bertahap: merupakan konversi sistem infomasi (SI) yang lama ke SI baru yang dilakukan secara bertahap dengan menggunakan sebagian dari sistem informasi yang lama dan baru dengan proporsi aplikasi yang berbeda. Setiap kurun waktu tertentu sistem baru dan lama dievaluasi dan dikoreksi sampai akhirnya SI lama di ubah sepenuhnya menjadi SI baru. Konversi ini juga dapat dilakukan secara bertaha pada beberapa departemen, kantor cabang, atau lokasi yang dikonversi terlebih dahulu. Konversi bertahap memungkinkan proses implementasi secara bertahap di organisasi. Metode ini memberikan keuntungan dalam hal risiko kegagalan yang kecil, sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan waktu yang cukup lama karena dilakukan secara bertahap.
d. Konversi langsung merupakan SI lama ke SI baru secara langsung tanpa melakukan pengujian terlebih dahulu. Konversi sistem ini dilakukan apabila : (1) Sistem lama sudah tidak berfungsi sama sekali, (2) Sistem baru bersifat kecil/sederhana, (3) Tidak baru menggantikan sistem lain, dan (4) Rancangan sistem baru sangat berbeda dengan sistem lama.Keunggulan metode ini adalah menggunakan biaya yang sangat murah, sedangkan kelemahannya adalah risiko kegagalan SI yang cukup besar.

Untuk menghindari kesalahan yang terjadi dalam konversi sistem dalam suatu organisasi dapat dilakukan beberapa cara berikut ini:
1. Perusahaan harus mengkaji ulang visi, misi, serta tujuan yang akan dicapai serta mempelajari implementasi-implementasi yang belum optimal
2. Pelatihan sumber daya manusia (SDM) agar mampu menjalankan dan mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi baru yang diterapkan.
3. Pemimpin perusahaan harus mengetahui dan mengerti mengenai pentingnya sistem baru ini diterapkan di perusahaan sehingga memberikan perhatian terhadap pengimplementasian sistem baru ini di perusahaan.
4. Perusahaan harus memberikan perhatian yang sama terhadapa bagian pengolahan informasi, sehingga jenjang karir pada bagian ini jelas dengan demikian merangsang karyawan untuk ingin ditempatkan pada bidang tersebut.
5. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama.

Blog Sumber :
http://irondey.blogspot.com/2010/10/cara-dalam-pengkonversian-system.html
http://indra-swandana.blogspot.com/2010/06/konversi-sistem-baru.html
http://angelia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/

DAFTAR PUSTAKA
O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.
Pasaribu, F.T.P. 2010. Outsourcing, Insourcing, dan Selfsourcing.
http://ferry1002.blog. binusian.org/?p=128.